En entreprise, le tout collaboratif a aussi ses inconvénients

En entreprise, le tout collaboratif a aussi ses inconvénients

La temporalité du projet : le travail collaboratif, ou co-élaboratif, ou co-créatif (la liste des adjectifs désignant ces projets est potentiellement longue, mais toujours « co ») n’est pas forcément pertinent à tous les stades d’avancement d’un projet ou d’un processus d’apprentissage. Cela peut paraître une évidence, mais ce ne serait pas la première fois que l’enthousiasme collectif, quasi-mimétique, vis-à-vis de la « nouveauté » en ferait oublier les limites et les inconvénients.

Le logiciel le plus sympathique à utiliser, c’est celui qui bosse pour nous : il centralise les outils pour qu’on puisse se connecter à eux simplement et quand on a besoin, comme par exemple son Google Drive, la suite Office365, Sharepoint ou encore Dropbox. L'argent 🙂 est-il source de bonheur, ou le bonheur de vivre ainsi peut il être enrichissant :), pour moi l'argent est justement la source du dysfonctionnement actuel de nos sociétés, tour à tour maître et serviteur, ne serait ce pas un pervers narcissique qui empêche à notre liberté de s'exprimer. Avant de se lancer, il faut fixer des règles d’utilisation en interne : vous pouvez définir si vous souhaitez donner la parole à tous les collaborateurs, ou préférer une pyramide hiérarchique avec des contributeurs autorisés dans des espaces dédiés. Pour que chacun puisse disposer rapidement des informations des autres tâches et de toutes les données globales du projet, l'informatique et Internet nous offrent les outils idéals.

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Avantages et inconvénients du travail collaboratif

Avant d’aller plus loin, j’insiste sur le fait qu’il ne s’agit en aucune manière de ne pas en reconnaître les avantages, mais qu’il est nécessaire de prendre du recul à leur égard, afin d’éviter ou de limiter les déceptions liées à leur usage.

L’intranet se caractérise par un bon ordonnancement des ressources pour faciliter l’accès à l’information selon le type d’utilisateur, et le maintien de la connexion utilisateur durant toute son activité.

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Bonjour adeline
changer l’état d'esprit et la façon d'être, comme je ne connais pas d'échelon hiérarchique ou les gens ne se plaignent pas de leurs conditions de travail il y a un terrain fertile à labourer je penses:) Bien sur la hierarchie étant top down il faut d'abord travailler sur le soit disant leadership (le management) de l'organisation, juste pour qu'il adhère et fédère. Un jugement sévère qui tient au fait qu’elles n’ont généralement pas d’ordre du jour clairement défini (pour 23 % des répondants), et que les salariés ne sont pas toujours convaincus de savoir pourquoi ils y sont présents et si cela est vraiment nécessaire (15 %).

Étude réalisée par OpinionWay pour le cabinet Empreinte Humaine en avril 2017 auprès d’un échantillon représentatif de 1012 salariés, travaillant dans des entreprises publiques ou privées employant 500 salariés ou plus.

Le terme site intranet semble vraiment désuet aujourd’hui comparé à l’utilisation d’un RSE : le réseau social d’entreprise est un type de plateforme collaborative qui centralise toute l’information et toutes les applications fonctionnelles pour fluidifier la communication en entreprise au sein du même espace. L’équipe spécialiste d’un domaine peut mettre en place un espace dédié et y partager des documents, des vidéos, images, présentations afin de mutualiser leurs connaissances et monter en compétences sur leurs expertises. De même que dans le milieu de la formation, le blended learning, mix entre l’e-learning et le « bon vieux cours présentiel » (lui-même devenu protéiforme) semble avoir montré sa supériorité sur chacune de ces deux modalités prises individuellement, combiner travail collectif et travail individuel semble le meilleur moyen d’apprendre (seul et collectivement) et de mener des projets.

Il convient donc de questionner ces pratiques collaboratives, et certainement de tempérer le discours ambiant qui, dans le milieu de l’enseignement ou de l’entreprise, tend à en faire un one best way, sorte d’alpha et d’oméga de la créativité, de l’apprentissage et/ou de la réalisation de projets. Exemple : l’interopérabilité du système d’information permet de récupérer un post de Yammer pour l’intégrer directement dans le flux d’actualité du réseau social interne Lively, en apportant une lecture confortable au lecteur. Loïc Plé ne travaille pas, ne conseille pas, ne possède pas de parts, ne reçoit pas de fonds d'une organisation qui pourrait tirer profit de cet article, et n'a déclaré aucune autre affiliation que son poste universitaire.

Nous avons tous plutôt l'habitude dans nos entreprises aux organisations hiérarchiques, avec un chef qui n'en fout pas une et des larbins sous ses ordres avec différents niveaux opérationnels et de direction. Cela sera à mon sens en grande partie résolu si les caractéristiques du travail collaboratif sont respectées : responsabilité partagée, transparence totale, volontariat. Le travail collaboratif est plus difficile à mettre en oeuvre car il implique davantage chaque individu, en le rendant moteur, plutôt que de s'appuyer sur un petit groupe de "décideurs".

Les entreprises ont tendance à abandonner les intranets complexes pour adopter un intranet d’entreprise simple, c’est à dire un système d’information plus performant qui donne plus de place et de possibilités d’expression à la communication interne : le réseau social d’entreprise (RSE). Pour cela, vous devez convaincre votre équipe d’abandonner les échanges d’e-mails devenus obsolètes au profit d’un logiciel spécialement conçu à cet effet : le logiciel de gestion de projet collaboratif.

La parade consiste alors à prendre son smartphone ou son ordinateur pendant ces échanges collectifs (44 % le font), pour soit consulter (53 %) ou envoyer des mails (43 %), ou travailler sur des dossiers (40 %). En effet, les influences réciproques entre méthodes pédagogiques et modes de travail en entreprise ont tendance à alimenter une spirale du travail collaboratif sans prendre toute la mesure de ses limites. Et le meilleur des filtres, c’est celui de vos collaborateurs, quel que soit la taille de l’entreprise : si vos salariés adoptent facilement l’outil, de manière intuitive, c’est très bon signe.

Avec un impact sur les relations professionnelles : 53 % des cadres estiment que cela facilite le travail collectif et 58 % les  relations mais un sur deux estime que cela dépersonnalise les relations.

Ayant participé à de très nombreuses séances de ce type, et en ayant moi-même organisé dans le cadre de mes cours, je souhaite partager ici quelques réflexions vis-à-vis de l’enthousiasme apparemment généralisé entourant ces méthodes collaboratives.

Comme tu le dis, le travail collaboratif implique une collaboration, sans pression : mais à partir du moment où il y a déjà une compétition, certains peuvent être tentés (même inconsciemment) de critiquer/modifier le travail des autres ou de noyer dans l'oeuf leurs initiatives, non pas dans l'objectif d'améliorer mais juste parce qu'ils gardent cette impression que celui qui a eu de bonnes idées sera mieux vu/récompensé.

Les trois quarts des salariés ne remettent pas non plus en cause le nombre de personnes qu’ils ont à consulter lorsqu’ils ne sont pas seuls décisionnaires, même s’ils sont 20 % à les trouver trop nombreuses (33% parmi les moins de 30 ans). Enfin pour un tiers des cadres, il est normal d’effectuer entre 10 et 20 % de son temps de travail hors de l’entreprise et ils sont 86 % à estimer que cette part va augmenter dans les 5 années à venir.

Comment l’aspect collaboratif révolutionne la gestion de projet ?

À moins de disposer d’une conviction chevillée au corps et/ou d’une grande capacité de persuasion, si une seule personne porte une intuition dans un groupe, elle peut se retrouver mise en minorité par le groupe qui ne partage pas les mêmes grilles d’analyse, est moins visionnaire ou préfère des solutions plus « conventionnelles ». Ou à l’inverse, donner aux autres l’impression que la personne qui s’est temporairement « exclue » du groupe n’a cure du projet collectif – ce alors que ce comportement correspond à une grande implication . Sur le RSE Lively, les agendas sont intégrés et vous pouvez également récupérer les adresses emails des inscrits suite à un événement (pratique pour garder le contact avec des clients ou avec des membres externes qu’on aurait invité).

Le fait de travailler ensemble dans des conditions favorables constitue le facteur déterminant de ce genre de solution, et c’est d’ailleurs pour cette raison qu’elle fait gagner du temps à votre entreprise, en optimisant toutes les ressources dans la perspective d’atteindre un même objectif.

Son résultat dépend de la motivation de ses acteurs à collaborer, du nombre de ces acteurs, du temps qu'ils peuvent consacrer à ce travail et de leurs compétences. Un RSE permet aussi de créer des espaces plus informels, plus propices à d’autres formes d’échanges autour des notions de loisirs : sortie culturelle, événement de type pot de départ, groupe sportif pour les amateurs de jogging, organisation d’événements internes, etc. Face à un projet nécessitant des compétences variées, et une équipe organisatrice souvent hétéroclite, il s'agira alors "d'utiliser" les talents de chacun de la manière la plus efficace possible. Ou à l’inverse, donner aux autres l’impression que la personne qui s’est temporairement “exclue” du groupe n’a cure du projet collectif – ce alors que ce comportement correspond à une grande implication . – Alors que les lieux et supports matériels utilisés ont un rôle essentiel dans les activités collaboratives, l’usage (quasi) systématique d’open spaces peut nuire à l’activité collective en raison du niveau sonore qui y règne, troublant la concentration individuelle et les échanges.
L'objectif et la vision du projet doit être partagé et permettra à chaque individu de se projeter sur le chemin à parcourir ; ils seront source de motivation pour sa propre évolution et implicitement pour le groupe. De nombreux espaces ont vue le jour depuis environ cinq ans, offrant ainsi de multiples possibilités de travailler en indépendant tout en profitant des bénéfices d’un bureau à l’extérieur. Une colle arrive dans le flux d’informations et là c’est le drame (cela peut tout du moins l’être) : tout le monde se renvoie la patate chaude en évitant le sujet brûlant d’une question délicate, comme une demande client très technique ou spécifique. Il restera alors forcément des tâches à réaliser qui n'emballeront pas grand monde, mais qu'il faudra bien se partager, selon les disponibilités de chacun et leur implication dans une ou plusieurs autres tâches du projet.

À moins de disposer d’une conviction chevillée au corps et/ou d’une grande capacité de persuasion, si une seule personne porte une intuition dans un groupe, elle peut se retrouver mise en minorité par le groupe qui ne partage pas les mêmes grilles d’analyse, est moins visionnaire ou préfère des solutions plus “conventionnelles”. En effet, la facilité d’utilisation et l’ergonomie sont mises en avant dans ce type de solution, ce qui permettra à chaque utilisateur de travailler dans des conditions agréables, mais surtout idéales pour une productivité optimale. La temporalité du projet (son niveau d’avancement à travers différentes phases), les types de participants et la nature des projets paraissent être trois facteurs contingents qui requièrent d’alterner dynamique collective et dynamique individuelle, afin d’accroître les chances d’atteindre les objectifs poursuivis. Du moins, 1/rien ne garantit que le résultat collaboratif sera supérieur au travail individuel quel que soit le type de projet, ni que 2/le type de collaboration ou les méthodes collaboratives doivent être identiques d’un projet à un autre.

Le Single Sign On (SSO) intégré à une solution de réseau social interne permet une connexion contextualisée, sécurisée et permanente : on continue à communiquer sans se soucier du 45 eme mot de passe qu’on a oublié.

Les informations légales ont changé

Avant d’aller plus loin, j’insiste sur le fait qu’il ne s’agit en aucune manière de ne pas en reconnaître les avantages, mais qu’il est nécessaire prendre du recul à leur égard, afin d’éviter ou de limiter les déceptions liées à leur usage. Il convient donc de questionner ces pratiques collaboratives, et certainement de tempérer le discours ambiant qui, dans le milieu de l’enseignement ou de l’entreprise, tend à en faire un “one best way”, sorte d’alpha et d’oméga de la créativité, de l’apprentissage et/ou de la réalisation de projets. Mais il est en revanche indispensable que chacun exprime au reste du groupe ses périodes de non-disponibilité, pour ne pas que le silence soit perçu comme un manque d'engagement pour le projet.

Puisque la communication n’est pas totalement direct, un problème à régler s’arrangera probablement moins rapidement lors de l’utilisation des moyens comme le clavardage ou les forums que lors d’une discussion ou chaque membre est présent. Or, les séances collaboratives jouent souvent sur la divulgation d’un minimum de règles (ou leur divulgation progressive au fur et à mesure de leur déroulement) pour laisser émerger les modes de fonctionnement propres aux groupes, ou sur l’absence de débriefing et d’explicitation approfondie pour laisser les participants procéder eux-mêmes à cette analyse. Si 72 % des cadres pensent que le fait d’être connectés en dehors de leur temps de travail conventionnel augmente leur réactivité, ils sont autant à penser que cela augmente aussi leur charge de travail. Alors que les lieux et supports matériels utilisés ont un rôle essentiel dans les activités collaboratives, l’usage (quasi) systématique d’open spaces peut nuire à l’activité collective en raison du niveau sonore qui y règne, troublant la concentration individuelle et les échanges. Un réseau social interne permet d’aller plus loin dans la recherche, au moyen d’un moteur de recherche intelligent : la recherche est augmentée car elle est contextualisée pour vous aider à trouver la meilleure information ou la personne recherchée le plus rapidement possible.

– La temporalité du projet : le travail collaboratif, ou co-élaboratif, ou co-créatif (la liste des adjectifs désignant ces projets est potentiellement longue, mais toujours “co”) n’est pas forcément pertinent à tous les stades d’avancement d’un projet ou d’un processus d’apprentissage. Vous insistez parfaitement sur l’importance sur les points forts d’une plateforme collaborative : centralisation des données, gain de temps, sécurisation et en adéquation avec les outils d’aujourd’hui. Beaucoup auront alors peur ne se trouver face à une somme d'individualités rapidement ingérable, et seront alors tentés de reproduire la hiérarchie par la création de groupes et la désignation de "chefs".

La temporalité du projet (son niveau d’avancement à travers différentes phases), les types de participants et la nature des projets paraissent être trois facteurs contingents qui requièrent d’alterner dynamique collective et dynamique individuelle, afin d’accroître les chances d’atteindre les objectifs poursuivis.

Avantages et inconvénients du travail collaboratif

Ayant participé à de très nombreuses séances de ce type, et en ayant moi-même organisé dans le cadre de mes cours, je souhaite partager ici quelques réflexions vis-à-vis de l’enthousiasme apparemment généralisé entourant ces méthodes collaboratives. Près d’un quart de leur charge de travail est aujourd’hui représentée par des demandes ou des sollicitations qui ne concernent pas directement leur activité, en particulier chez les cadres (27 %) et les managers (29 %). – Enfin, l’apprentissage mutuel résultant des échanges nécessite 1/ une explication ex-ante de ce que vont faire les participants et de ce que l’on attend d’eux, puis 2/ une explicitation ex-post de ce qui a été fait et de la manière dont cela a été fait (phase réflexive sur les apprentissages et les actions individuelles et collectives). Rappelant cela, cet article met également en avant quelques éléments de contextualisation facilitant l’identification de situations où la recherche de l’équilibre individuel/collectif est indispensable.

Concrètement, on dispose d’un fil d’actualité global concernant l’entreprise, enrichi des informations qui viennent des groupes de discussions privés ou publics auxquels appartient l’utilisateur.

De même, les réunions sont pour eux trop nombreuses et loin d’être productives selon l’enquête sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise réalisée par OpinionWay, et commandée par le cabinet de conseil Empreinte Humaine oeuvrant pour la qualité de vie au travail et la prévention des TMS. Enfin, l’apprentissage mutuel résultant des échanges nécessite 1°) une explication ex-ante de ce que vont faire les participants et de ce que l’on attend d’eux, puis 2°) une explicitation ex-post de ce qui a été fait et de la manière dont cela a été fait (phase réflexive sur les apprentissages et les actions individuelles et collectives). L’intranet d’entreprise nouvelle génération vise à développer le travail d’équipe : une bonne communication entre collaborateurs est la clé de voûte pour obtenir plus d’agilité et de réactivité. Un RSE digne de ce nom intègre cette fonctionnalité directement dans l’espace de communication collaboratif, notamment quand les agendas respectifs y sont déjà connectés : en quelques clics, la salle est réservée et l’équipe notifiée par invitations.

bj Sonia
sur ta conclusion le début correcte mais sur le burn out, non il ne peut exister a partir du moment ou le groupe soulage ;), et sur le chef, l'attitude des personnes et l'argent oui ce ne sont pas des gros mots, mais je suis au regret de te dire que de façon innée l'homme est un animal grégaire qui apprend et grandit au sein du groupe, l'éducation nous forge et lorsque tu regardes la disposition d'une salle de classe on sait à quoi, acceptation et soumission, ou en opposition contestation et isolation. Bref, mon point de vue : je pense que si la compétition entre collaborateurs a été mise en place par le management en entreprise, il doit être très difficile de repartir sur de bonnes bases pour lancer un projet en mode collaboratif. Ceux-ci ont été mis en avant en 2016 dans un article de la Harvard Business Review, justement intitulé « Collaborative Overload », et une étude publiée en 2017 par le cabinet Bain & Company.

Plateforme collaborative : un outil de travail efficace

Le recours à des techniques de créativité et d’apprentissage collaboratifs de diverses natures a littéralement explosé ces dernières années : tableau blanc physique ou virtuel, Post-it, pâte à modeler, maïs soufflé, boîtes en carton, prototypage 3D, etc.

Il présente l'intérêt majeur d'associer les capacités de création et de potentiellement obtenir ce qu'il y a de mieux avec les ressources disponibles dans un groupe, si les éléments de ce groupe sont motivés.

Pour casser les silos et les modes de travail cloisonnés, il faut adopter un esprit collaboratif, ainsi qu’un outil ajusté à la taille de l’entreprise : c’est tout l’objet d’un RSE, permettre un mode de communication horizontal, favorisant les échanges et la collaboration, plutôt que vertical, immobilisant par ses innombrables strates hiérarchiques. Or, les séances collaboratives jouent souvent sur la divulgation d’un minimum de règles (ou leur divulgation progressive au fur et à mesure de leur déroulement) pour laisser émerger les modes de fonctionnement propres aux groupes, ou sur l’absence de débriefing et d’explicitation approfondie pour laisser les participants procéder eux-mêmes à cette analyse.

Comme mentionné dans le texte, le travail collaboratif peut favoriser la confiance, l’efficacité, l’innovation et la créativité des membres; cependant ces améliorations seront différentes selon la diversité. Organisés le 3 décembre dernier les 5e Entretiens Experts en partenariat avec Liaisons Sociales magazine et Entreprise & Carrières avait pour thème « Nouvelle organisation du travail des cadres : nouveaux usages, évolution numérique, travail collaboratif… Quels enjeux et quelles solutions opérationnelles RH .