Les astuces à connaître sur Excel

Excel est un outil incontournable dans le monde administratif et du secrétariat. Or, son utilisation et sa maîtrise parfaite n’est pas toujours à la portée de tout le monde. A défaut d’un pavé sur « l’Excel pour les nuls », voici quelques astuces pour maîtriser les fondamentaux.

La maîtrise d’Excel dans le monde professionnel

Lors d’une formation bureautique Excel, les formules et les fonctions sont au programme ! Mais pourquoi est-ce nécessaire ? La réponse est simple : ces formules s’avèrent particulièrement utiles pour gagner du temps durant vos travaux administratifs. Vous n’avez plus à calculer de tête ni à taper vos données sur la calculatrice.

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Il vous suffit d’insérer les données dans les cellules correspondantes de la feuille Excel pour ensuite paramétrer les formules. En outre, l’utilisation de formules vous permet d’éviter de commettre des erreurs, surtout lorsque vous devez traiter un grand nombre de données.

Dans le monde professionnel, les formules sur Excel vous permettent de réaliser des statistiques, des analyses de données et de mettre en valeur des résultats en vue d’une future présentation.

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Mode de saisie de formule dans Excel

Souvent compliqué au début, avec un peu d’entrainement, vous réussirez à maîtriser les formules Excel. Commençons par les modes de saisie d’une formule dans une feuille de calcul. Deux options s’offrent à vous ! La première consiste à saisir directement les chiffres dans la case, tandis que la seconde repose sur le fait d’utiliser des données présentes dans d’autres cellules.

Quelles sont les fonctions les plus courantes dans Excel ?

Le logiciel enregistre un grand nombre de fonctions, plus ou moins complexes. Voici les plus couramment utilisées et celles qui vous servent le plus.

La fonction SOMME

Vous devez additionner plusieurs lignes ? Au lieu de taper une formule « =B1+B2+B3+… » il vous suffit d’utiliser la fonction SOMME. Accédez à la barre de formule et choisissez « =somme ». Paramétrez ensuite votre formule en insérant les cellules à additionner (exemple : « =somme(B1 :B20) et cliquez sur Entrée.

La fonction RECHERCHE

Lorsque votre feuille de calcul est saturée en données, il est parfois difficile de s’y retrouver. Gagnez du temps en utilisant la formule RECHERCHE. Comment utiliser ? Créez un formulaire de recherche et retrouvez rapidement la donnée dont vous avez besoin.

La fonction de texte

Il s’agit de fonctions qui vous permettent de mettre en forme le texte de vos cellules. Voici les plus pratiques :

  • =MAJUSCULE(votre texte) pour une conversion de votre texte en majuscule ;
  • =NOMPROPRE(formation Excel) pour la transformation de la première lettre de chaque mot en majuscule ;
  • =CNUM(520$) donne 520, cette formule permet la suppression d’un caractère de texte pour ne laisser visible que le nombre ou le chiffre.

La fonction MOYENNE

Cette fonction permet de faire le calcul d’une moyenne. Pour ce faire, commencez par cliquer la cellule souhaitée puis tapez =MOYENNE. Sélectionnez ensuite la plage de cellules de données correspondante puis fermez la parenthèse avant de cliquer sur Entrée.

La fonction POURCENTAGE

La formule de pourcentage est également utile, notamment dans le cadre d’une observation des évolutions. Dans l’onglet Accueil, vous trouverez le bouton Pourcentage. Cliquez dessus et dans la cellule, il vous suffit de diviser les deux chiffres qui serviront à obtenir le pourcentage et soustrayez 1.