Les bulletins de salaire à l’heure électronique

Corinne Laurie, porte-parole de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance tempère un peu cet enthousiasme: “c’est assez délicat, les seuls chiffres circulant étant non vérifiables et parcellaires. Multipliez ce nombre par celui des salariés de votre organisation et mettez-vous maintenant à rêver : et si ces centaines de mètres linéaires occupés pouvaient disparaître en un instant . A l’occasion de cette remise, l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. L’employeur doit conserver les bulletins de paie pendant 5 ans éventuellement sur support informatique s’il offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier (sur les garanties de disponibilité en cas de remise du bulletin de paie sous forme électronique, voir précisions ci-dessus). Plus adaptées, les solutions de création d’espaces sécurisés proposées par les éditeurs de logiciels de paie respectent la norme NF Z42-013 (signature électronique, horodatage…), régissant l’archivage électronique.

Le conseil d’administration de l’instance de gestion du régime local d’assurance-maladie complémentaire d’Alsace-Moselle a décidé de maintenir ce taux à 1,50 % au 1er janvier 2018. Grâce à la solution KOMI Doc, les services RH peuvent ainsi éliminer les tâches fastidieuses et chronophages de distribution au format papier des bulletins de paie, réaliser des économies substantielles tout en améliorant la productivité du service et le confort des collaborateurs. La prise en compte des flux entrants ou sortants est tout aussi complexe que la reprise des stocks de dossiers papier, “Ce type de projet est souvent conduit de manière progressive, poursuit Caroline Buscal ; elle doit permettre à la fois de faciliter l’accès aux dossiers et de tracer toutes les modifications, de préserver les documents et données en fonction des besoins ou obligations, et de favoriser l’appropriation de ce nouveau mode de fonctionnement”. Il s’agit notamment de tous les documents relatifs à l’état-civil (CV, diplômes, RIB, etc), à la paie (fiches de salaires, primes, demandes d’avances sur salaires, etc), au suivi administratif de la carrière (changement d’affectation ou de poste, formations, demandes de congés, tous les accords comme ceux sur le télétravail, etc), à la maladie (arrêts de travail, accidents du travail, etc), à la discipline et aux évaluations (rapports, blâmes, fiches de notation, entretiens annuels, etc) ou encore au départ du salarié (démission, retraite, etc).

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Dans un souci de simplification, les informations mentionnées aux a du 8, 9, 13 et 14 ci-dessus sont libellées et ordonnées ainsi que, pour les éléments à la charge de l’employeur, regroupées conformément au modèle fixé par l’arrêté du 25 février 2016.

A SAVOIR
Le décret n° 2016-190 du 25 février 2016 et l’arrêté du 25 février 2016, cités en référence, simplifient la présentation du bulletin de paie, afin d’en améliorer la lisibilité.

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Rappel : la réduction Fillon s’applique sur les cotisations patronales maladie-maternité-invalidité-décès, vieillesse, allocations familiales et accidents du travail ainsi qu’à la contribution Fnal et à la contribution solidarité autonomie. Rappel : la cotisation AGS, payée exclusivement par les employeurs, est applicable sur les rémunérations des salariés dans la limite de quatre fois le plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 13 244 € par mois en 2018. Lorsqu’il décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, l’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine (courriel avec accusé de réception ou de lecture, fax, lettre recommandée avec demande d’avis de réception, lettre remise en main propre contre récépissé…), un mois avant la première émission du bulletin de paie sous forme électronique ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique.

“Aujourd’hui, il faut se rendre à l’évidence : la gestion administrative du dossier individuel n’a pas toujours suivi l’informatisation des processus métier”, constate Caroline Buscal, responsable du “pôle RH” et manager du département Conseil de Serda. Sont donc concernées toutes les pièces produites et reçues contenant des informations individuelles relatives à chacun, soit de manière éclatée dans les services RH ou au sein d’un même dossier. Au niveau légal, l’employeur doit choisir les modalités dans lesquelles il garantit la conservation des bulletins de paie électronique ; soit pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (âge mentionné au dernier alinéa de l’article L-1237-5 du Code du travail, augmenté de 6 ans). En outre, il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

Faire une fiche de paie : heures effectuées, cotisations, salaire brut/net

L’entreprise doit verser une gratification minimale au stagiaire qui effectue en son sein, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, un stage de plus de 2 mois, consécutifs ou non.

Car dans le cadre de la transformation des usages dans les entreprises et collectivités, où la mobilité et l’accessibilité sont désormais les maîtres mots, de plus en plus d’organisations l’ont compris : faire évoluer les fonctions support, telles que les ressources humaines, vers la dématérialisation de leurs processus métier, devient une évidence. Y intégrer le cycle de vie des documents est aussi une vraie évolution, qui permet à la fois de limiter dans le temps la conservation des informations et être en conformité avec les exigences du RGPD (pour rappel, un arrêt de travail n’a pas le même délai de prescription qu’un contrat de travail ou qu’une fiche de salaire). Le compte personnel de prévention de la pénibilité, rebaptisé compte professionnel de prévention dans le cadre de la réforme du Code du travail, était jusqu’à présent financé par deux cotisations exclusivement à la charge des employeurs. L’arborescence du dossier individuel doit pouvoir correspondre avec tous les volets de la gestion RH et avec les processus, pour en faire un dossier partagé avec tous les acteurs du domaine.

Moins de papier, moins de manipulation, des recherches simplifiées dans les archives et un accès en temps réel à tous les documents se traduisent par d’importantes économies, pouvant aller jusqu’à 80% du coût initial de traitement et d’édition des bulletins de paie.

Comment dématérialiser les bulletins de paie ?

En effet, à l’heure de la digitalisation, du courrier recommandé et de la signature électroniques, ou encore du coffre-fort numérique et du bulletin de paie électronique, tout document ou écrit électronique peut porter la même valeur probante que le document papier.

L’application est restée plutôt confidentielle jusqu’en mai 2011, date à laquelle l’AFNOR a publié la norme sur la «gestion du bulletin de paie électronique»* et a défini les cadres techniques et fonctionnels qui s’appliquent.

 “De plus en plus d’organisations se lancent dans te tels projets, mais pas toujours de la même façon, ajoute Caroline Buscal ; il arrive que certaines préfèrent séparer leur applicatif métier de la Ged, ce qui est dommageable car dans ce cas l’intégration des flux n’est pas automatisée”. La fiche de paie doit indiquer la convention collective applicable, ou à défaut, les références du code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de rupture du contrat de travail.

Depuis la publication de la loi «simplification et clarification du droit d’allègement des procédures», en mai 2009, l’employeur a le droit de remettre le bulletin de salaire sous forme numérique si l’employé est d’accord et s’il peut garantir l’intégrité des données. Une cotisation due au taux de 0,2 % sur les rémunérations versées en 2017 aux salariés exposés à un seul facteur de risques et de 0,4 % sur celles des salariés exposés à plusieurs facteurs. L’action en paiement ou en « répétition » (demande de remboursement d’un salaire versé, par erreur, au salarié par son employeur) du salaire se prescrit par 3 ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. La garantie minimale de points (GMP) est une cotisation qui permet aux cadres dont le salaire n’atteint pas le plafond de la Sécurité sociale (ou est légèrement supérieur) d’obtenir au moins 120 points de retraite complémentaire par an.

Le dossier individuel d’un salarié comporte les informations qui permettent notamment à l’employeur, au salarié ou à l’agent de remplir leurs obligations, mais aussi tous les documents qui jalonnent la vie d’un salarié dans l’entreprise, depuis son embauche jusqu’à son départ.

Les sommes versées aux stagiaires qui n’excèdent pas le montant de cette gratification minimale ne sont pas considérées comme des rémunérations et ne sont donc pas soumises à cotisations et contributions sociales. Pour répondre à cette obligation en vigueur, KOMI Doc propose son propre service d’archivage électronique développé en s’appuyant sur la norme NF-Z42-020 et dans un strict respect du référentiel de la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance. Le taux de la cotisation d’assurance chômage s’établissait jusqu’alors à 6,45 % dont 2,40 % à la charge du salarié et 4,05 % à la charge de l’employeur. L’article 5151-6 du Code du travail indique également que chaque personne possédant un Compte Personnel d’Activité (CPA) devra pouvoir consulter en ligne ses bulletins de paie via la plateforme implémentée par le prestataire référencé de Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) choisi par son employeur. Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé. De plus, les employeurs dont les salariés étaient exposés, au-delà des seuils fixés par décret, à au moins un facteur de risques devaient, depuis 2015, verser une cotisation pénibilité dite « additionnelle ». « En cas de défaillance du prestataire, l’employeur doit informer les salariés au moins trois mois avant la fermeture définitive de l’espace sécurisé et lui permettre de récupérer simplement dans un format facilement lisible ses fiches de salaire », conclut Abdelkader Berramdane. Les objectifs d’une telle mise en oeuvre sont évidents : rendre possible la création d’un dossier individuel électronique grâce à l’établissement d’une chaîne complète pouvant même aller jusqu’à la création d’un coffre-fort électronique pour les fiches de paie (en accord avec les salariés) et autres documents contractuels (contrats, avenants, conventions, etc). À noter : si la gratification accordée au stagiaire est supérieure au montant minimal de 3,75 € de l’heure, la différence entre le montant effectivement versé et ce montant minimal est soumise à cotisations et contributions sociales. Ces applications sont devenues des bases de données extrêmement complètes qui regorgent d’informations à jour et alimentées quotidiennement, dont des données personnelles.

“Se lancer dans un projet de démat RH passe par la mise en relation des applications métier et des systèmes de systèmes de Gestion électronique de document (Ged), poursuit Caroline Buscal ; et ce en intégrant un plan de classement fonctionnel et inspiré de la réglementation (par exemple, arrêté de décembre 2012 sur le dossier individuel des agents publics géré sur support électronique) pour les salariés d’une organisation”.

Et ce en gagnant en efficacité tout en intégrant les exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui entrera en vigueur en mai prochain . La remise du bulletin de paie intervient au moment du paiement du salaire ; elle peut être effectuée en main propre ou par voie postale, ou sous forme au salarié peut être effectuée en main propre ou par voie postale, ou sous forme électronique (voir ci-dessous). Les dispositions de cette loi s’appliquent aux prescriptions en cours à compter de la date de sa promulgation (soit le 14 juin 2013), sans que la durée totale de la prescription puisse excéder la durée prévue par la loi antérieure. Au 1er janvier 2012, le taux de la cotisation salariale supplémentaire maladie, que doivent appliquer les entreprises des départements du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle, a été abaissé de 1,60 % à 1,50 %.

Une fois émis par la DRH, le bulletin de paie est «figé» et archivé auprès d’un «tiers de confiance», c’est-à-dire un archiveur certifié, qui garantit la conservation des documents pour une durée généralement de 50 ans. Il faut indiquer sur une ligne de la fiche de paie les heures payées au a taux normal (jusqu’à 35 heures) avec le salaire brut correspondant et les heures supplémentaires avec leurs majoration (25% de la 36ème à la 43 ème heure et 50% de la 44 ème à la 48ème heure). En total accord avec la loi de simplification du Droit du Travail et le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 exprimant que l’employeur peut envoyer par défaut les bulletins de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose. Au 1er janvier 2017, le taux de la cotisation patronale AGS (Association pour la gestion du régime de garantie des créances des salariés) était passé de 0,25 % à 0,20 %. « L’entreprise doit informer par écrit ses employés un mois minimum avant la mise en place de ce type de bulletin de salaire », précise Abdelkader Berramdane, directeur de la veille législative et spécialiste de la paie chez ADP.

À compter du 1er janvier 2018, le montant mensuel de cette cotisation est égal à 72,71 € (contre 70,38 € en 2016), soit 45,11 € à la charge de l’employeur et 27,60 € à la charge du salarié. Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte personnel d’activité (CPA). Ainsi, depuis le 1er janvier 2017, l’employeur doit informer le nouveau salarié, au moment de l’embauche ou au moins un mois avant le 1er bulletin de paie de son droit d’opposition à la dématérialisation du bulletin de paie. Tenu de conserver ses bulletins pendant toute sa carrière, l’employé n’a pas toujours confiance dans le coffre-fort électronique mis à sa disposition lorsqu’il accepte les bulletins dématérialisés. Vos données bancaires étant enregistrées depuis le virement de votre premier salaire sur votre compte, il n’est pourtant d’aucune utilité, et ce d’autant plus si vous avez changé entre-temps de coordonnées bancaires.