La dématérialisation, une application vertueuse

Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc. La loi n°2009-526 du 12 mai 2009 autorisait déjà la remise d’un bulletin sous forme électronique à condition pour l’employeur d’obtenir l’accord exprès du salarié et garantir l’intégrité des données, en conformité avec l’ancien article L3243-2 du Code du travail alors en vigueur.

Dématérialisation / Electronic data processing : Opération visant à ce que les documents gérés aujourd’hui sous forme papier le soit demain sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information. En imposant à ses partenaires une migration des processus basés sur le papier vers le numérique, le gouvernement espère aussi convaincre l’immense majorité des entreprises avec lesquelles il ne travaille pas de franchir le cap.

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Le programme se veut ambitieux alors qu’en France comme dans le restant de l’Europe, la dématérialisation des achats publics n’a progressé qu’à un rythme très modéré depuis quinze ans : moins de 5 % des marchés seraient pour l’heure dématérialisés au-delà du stade de la publicité, selon le ministère de l’Economie. La France, après avoir rattrapé son retard, se situe aujourd’hui dans une moyenne plutôt haute, et ambitionne de progresser encore si l’on considère la volonté affichée des pouvoirs publics. La dématérialisation facilite les relations entre clients, collaborateurs ou partenaires, dans la mesure où l’échange se fait désormais en temps réel et où l’information circule rapidement et instantanément.

L’échéance d’octobre 2018 doit se préparer dès maintenant et pas à pas, sachant que la dématérialisation prend des formes variées selon que l’on parle de préparation de l’achat, de procédure de passation, de procédure de contrôle, de suivi et d’exécution, de paiement ou d’archivage », indique la direction des affaires juridiques du ministère de l’Economie. Une part non négligeable de ces applications repose sur des opérations de numérisation pour convertir des documents sur support papier en documents numériques et produire ainsi des copies électroniques.

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Une fois constituée, cette fiche-produit est publiée dans un catalogue du réseau GDSN (Global Data Synchronisation Network) et devient accessible aux différents partenaires de manière simple et sécurisée.

Conclusion rédigée ÉTUDE La dématérialisation consiste de nos jours à remplacer un document papier, matériel donc, en un document immatériel, à savoir, en un document numérique, mais c’est avant tout une technique à laquelle est reconnue une valeur juridique car en effet les documents dématérialisés doivent constituer une preuve admissible tant pour l’administration fiscale que pour les clients ainsi que les fournisseurs, au même titre que les documents sous forme matérielles. Alors que l’écrit électronique est reconnu par le droit européen depuis 1999, il faudra bien cesser un jour de fabriquer des documents papier pour les scanner, sans parler d’imprimer ensuite les scans…. La dématérialisation des factures nous a fait gagner en efficacité – DEFI Un suivi des factures partagé et simplifié, des délais de paiement maîtrisés: depuis plus d'un an, Auxia, société d'assurances spécialisée dans la conception et la gestion d'assurances obsèques, a mis en place un outil de dématérialisation de ses factures fournisseurs sous la houlette de son Daf, Xavier Le Clech.

Enfin, la possibilité de numériser les factures papier et de les archiver électroniquement est une disposition effective de la loi Macron qui met fin à un archaïsme obligeant à conserver du papier », indique Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker. La dématérialisation : une évolution phénoménale pour les entreprises – Bouygues Telecom PRO Encore à ses prémices, la dématérialisation des documents comptables est un processus sécurisé qui facilite grandement la gestion d’une entreprise au quotidien. La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, dite loi El Khomri, a modifié l’article L3243-2 du Code du travail. Il y a une dizaine d’années, j’ai décrit la numérisation comme un épiphénomène dans l’histoire des techniques et des technologies, un procédé utilisé pendant trois décennies environ, entre les années 1980 et les années 2010.

Il peut s’agir tout simplement d’archiver sous forme numérique des courriers, des relevés bancaires, etc, ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou les bulletins de salaire, etc.

Vie de l'entreprise : La dématérialisation, une application vertueuse

La part des services dans les produits devenant prépondérante sans retour à l’artisanat, transforme le modèle de « l’industrie et services induits » en modèle de « l’industrie servicielle ».

Les technologies en jeu
Si les documents existent préalablement sous forme physique – un bon de commande fournisseur, par exemple – il faut les scanner et les indexer, c’est-à-dire transformer l’image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel.

De surcroît, la destruction des originaux papier est implicitement visée dans le rapport au Président de la république qui accompagnait le texte de l’ordonnance (JO du 11 février 2016) et ce, même s’il n’y a pas de renvoi vers une norme de référence. L’introduction commence par ces mots : « La dématérialisation des documents et des échanges se généralise pour tous les domaines de la vie des entreprises, des autorités administratives et des citoyens : contrats commerciaux et de consommation, documents des entreprises (factures, bulletins de paie, documents RH, …), coffres forts électroniques,  marchés publics, TVA, impôt sur le revenu, documents douaniers, téléservices, en passant par le vote dans les assemblées générales d’actionnaires ou les élections des instances représentatives du personnel (IRP). Dans tous les cas, les gains de productivité sont évidents lorsqu’on considère la masse de papier imprimée par les entreprise candidates, alors qu’une seule sera retenue », souligne Charles du Boullay. La « vraie dématérialisation » est évidemment celle du cercle vertueux qui conduit à penser numérique, à mieux comprendre les technologies numériques pour mieux les utiliser comme support ou vecteur de l’information, plutôt que continuer à « penser papier » et à tordre la technologie pour qu’elle s’adapte à cette pensée, ce qui est d’une certaine manière contre-nature (à supposer que la technologie ait une nature…) ou qui, du moins, ne va pas dans le sens de l’histoire. Fax, lettres d’amour, cartes postales, déclarations de revenus, livres et journaux imprimés… Avant dix ans, peut-être moins, ces millions de tonnes de paperasse – que l’on s’efforce encore de recycler pour épargner ce qu’il reste de la Selva amazonienne et de nos forêts primaires européennes – seront reléguées au rayon des antiquités. À noter que le mot « dématérialisation » n’apparaît pas une seule fois dans la norme NF Z42-013 (Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes). L’introduction de la future nouvelle norme NF Z42-026 (« Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations », 2017) débute par : « Aujourd’hui, de plus en plus d’applications de dématérialisation de processus administratifs ou de mises à disposition de documents via Internet sont utilisées. Chaque ministère devrait préciser par arrêté, au plus tard le 1er janvier 2020, les modalités de mise en place de cette dématérialisation et la date à laquelle le bulletin de paie papier cessera d’être émis. Il est précisé plus loin : « Si l’on s’interroge sur la notion de dématérialisation, elle consiste en la transformation d’un document ou d’un flux de documents papiers, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en document, flux et traitements numériques. Une autre technique de numérisation, moins fréquente et qui concerne surtout les plans, est la vectorisation qui base la transposition sur le calcul des coordonnées de chaque trait du dessin, permettant ainsi, lors de l’agrandissement de l’image, d’avoir toujours une définition parfaite, alors que l’image issue du scan perd de la netteté au fur et à mesure que l’on zoome (sauf en cas de haute définition). Les salariés devront être informés de leur droit d’opposition un mois avant la première émission du bulletin de paie au format électronique ou au moment de l’embauche », précise Garance Mathias, Avocat. La loi ne s’attache pas en effet à la technologie mais à la preuve, elle reconnait le caractère probant du numérique dès lors que les données sont cadrées par un référentiel normé, par exemple un système d’archivage électronique (SAE). Pour accompagner ces obligations, la plateforme Chorus, créée en 2012 dans le cadre de la loi de modernisation de l’économie (LME), a évolué pour devenir Chorus Pro, épine dorsale du SIFE (Système d’Information Comptable et Financier de l’État). En outre, instances et acteurs travaillent sur le volet ergonomique des solutions de signature dans le but de rendre l’expérience utilisateur plus simple, plus fluide et adaptée aux situations de mobilité.

Citons pêle-mêle la loi Macron (la dématérialisation des factures), la loi El Khomri (le bulletin de paye électronique), le règlement européen eIDAS (la confiance numérique) ou encore la réforme du Code Civil (la copie numérique fidèle). fr) : « La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique des données ou des documents métier (correspondances, contrats, factures, brochures, contenus techniques, supports administratifs,…) qui transitent dans les entreprises et/ou dans le cadre d’échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs). com : Actualités informatique, Réseau, Sécurité, Technologie, Développement Après avoir poursuivi le rêve du zéro papier, les entreprises sont devenues plus pragmatiques dans leur approche de la dématérialisation des documents qui est désormais une tendance de fond. En attendant, l’envoi d’une facture au format PDF simple accompagnée de données XLM ou UBL permet de supprimer l’incertitude quant à la piste d’audit fiable et aux erreurs de saisie, c’est un exemple de valeur ajoutée que l’on peut associer à la facture.

« Ce nouveau règlement introduit la notion de personne morale et non plus seulement physique, ce qui implique que les entreprises, institutions, associations et autres, pourrons signer électroniquement. Elle abroge l’article 1127-5 du Code civil et s’applique à la conclusion et l’exécution du contrat, ainsi qu’à tous les usages, et ce y compris les notifications dans les relations administratives (modification du code des relations entre le public et l’administration) », indique l’Avocat Eric A.

Marie-Anne Chabin clôturera le prochain congrès de L’Association des archivistes du Québec du 31 mai au 2 juin 2017 avec une conférence intitulée L’archiviste ou le maillon fort de la mémoire. En effet, l’utilisation à tout va du mot « dématérialisation » pour désigner tantôt la numérisation de stocks de papier, tantôt une révision de processus pour une production numérique native des traces et des informations (soit deux démarches bien différentes dans le fonctionnement d’une organisation) est perverse. L’enjeu est de trouver un meilleur équilibre entre sécurité et usage et de ne pas renouveler l’échec de la première directive européenne dont la complexité n’a pas réussi à faire décoller le marché en 1999.

Elle est perverse car elle est anti-pédagogique : non seulement, elle n’aide pas l’utilisateur à bien distinguer les deux actions dont l’une (le numérique natif) a plus d’avenir que l’autre (le scan), mais encore elle ralentit les projets de production numérique en mobilisant certaines organisations sur des projets de scan à court terme, voire elle favorise le maintien de la production de « papier à scanner » au sein d’un cercle vicieux. Article du 29/07/2011 _ Catégorie : Risques informatiques La dématérialisation de documents permet de transformer l’information en données électroniques, afin de la diffuser ou de la rendre accessible, en vue d’être traitée ou partagée.

La dématérialisation peut donc inclure (et inclut souvent dans le langage des utilisateurs) la numérisation mais peut aussi exclure tout lien avec un support analogique et ne manipuler que des données. Face au procédé technique de numérisation qui vise un stock ou un flux de documents, le terme dématérialisation est assez général, assez large et surtout ambigu, avec des définitions conceptuelles ou globales (voir plus loin un échantillon de définitions). Comme avec toutes les lois et décrets qui sont réalisés dans l’urgence de l’adaptation au marché sans concertation avec les acteurs, l’urgence est d’attendre, afin d’éviter de se retrouver hors la loi simplement en effectuant son travail ».

Différence entre numérisation et dématérialisation

« Cette obligation donne un coup d’accélérateur mécanique : si une entreprise ne répond pas à un marché public sous forme dématérialisée, la collectivité concernée refusera purement et simplement sa réponse. En cas de recours à un prestataire, mieux vaut s’assurer de la solidité et la pérennité de ses activités et de ses infrastructures car la disponibilité des bulletins de paie doit être assurée soit pendant 50 ans, soit jusqu’aux 75 ans du salarié (article D3243-8 du Code du travail). « L’EDI est aujourd’hui peu utilisé, et, alors que nous avons peu de recul sur la piste d’audit fiable, le choix de beaucoup d’entreprises se fait en faveur du PDF signé, un moyen peu onéreux et relativement simple à mettre en œuvre.

Il est précisé plus loin : « Si l’on s’interroge sur la notion de dématérialisation, elle consiste en la transformation d’un document ou d’un flux de documents papiers, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en document, flux et traitements numériques. Cette numérisation à deux vitesses expose les entreprises à un important retard de compétitivité, en les obligeant à maintenir des procédures papier plus coûteuses là où leurs concurrents européens sont déjà passés au 100% numérique », souligne Valérie Bastide du Mail Quality Club. Autant donc prévoir dès aujourd’hui pour les entreprises une dématérialisation complète des factures, à destination de leurs clients publics comme privés », souligne Bernard Remacle, directeur du centre d’excellence e-invoicing de Basware.

Quand réglementation et régulation boostent la dématérialisation

En effet, l’utilisation à tout va du mot « dématérialisation » pour désigner tantôt la numérisation de stocks de papier, tantôt une révision de processus pour une production numérique native des traces et des informations (soit deux démarches bien différentes dans le fonctionnement d’une organisation) est perverse. Suite de la réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, il se révèle particulièrement important pour les entreprises qui conservent à la fois les copies et les originaux : avant l’application de ce décret, un document original devait toujours pouvoir être produit et exigé. Moteurs de cette transformation et sources de toutes les peurs, elles représentent, selon l’Agenda européen pour l’économie collaborative publié par la Commission européenne, des perspectives d’embauche massive. La simplification des technologies, l’émergence de solutions dimensionnées pour les PME et la multiplication des offres en mode SaaS mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises y compris les TPE.