Elle vise une efficacité accrue en permettant une gestion entièrement électronique des données ou des documents produits en interne ou émanant des partenaires (administrations, clients, fournisseurs, etc. La loi n°2009-526 du 12 mai 2009 autorisait déjà la remise d’un bulletin sous forme électronique à condition pour l’employeur d’obtenir l’accord exprès du salarié et garantir l’intégrité des données, en conformité avec l’ancien article L3243-2 du Code du travail alors en vigueur.
La dématérialisation, ou electronic data processing, c’est tout simplement le passage du papier à l’électronique. Il s’agit soit de numériser les documents existants, soit de repenser complètement les processus pour générer des informations directement sous forme numérique. En accélérant cette transition, l’État compte bien entraîner l’ensemble des entreprises, au-delà même de ses partenaires directs, vers ce nouveau standard. Et il ne s’agit pas d’une lubie : cette évolution touche tous les secteurs, du bulletin de salaire aux contrats, sans oublier la gestion des factures.
Le chantier paraît immense. Depuis quinze ans, la dématérialisation des achats publics a progressé à petits pas : à peine 5 % des marchés publics dépassent le stade de la simple publication numérique, selon le ministère de l’Économie. Pourtant, la France affiche désormais des ambitions élevées et se positionne aujourd’hui parmi les pays moteurs. Pourquoi ? Parce que la circulation de l’information, désormais quasi instantanée, change radicalement la façon dont clients, collaborateurs et partenaires échangent et collaborent.
À l’horizon d’octobre 2018, chaque entreprise doit anticiper une mutation qui, selon la direction des affaires juridiques du ministère de l’Économie, prendra des formes diverses : préparation des achats, gestion des procédures, contrôle, suivi, paiement, archivage… La numérisation s’invite partout, transformant les archives papier en documents numériques accessibles en quelques clics.
Un exemple concret : une fiche-produit créée devient accessible à tous les partenaires via le catalogue du réseau GDSN, de manière sécurisée et simple. Les échanges se fluidifient et la traçabilité s’améliore.
Remplacer le papier par le numérique, c’est bien plus qu’un gain de place. Les documents dématérialisés gardent une valeur juridique reconnue : ils servent de preuve pour l’administration fiscale, les clients et les fournisseurs, au même titre que leurs équivalents papier. Depuis la reconnaissance de l’écrit électronique par le droit européen en 1999, il devient urgent d’arrêter de produire du papier pour ensuite le scanner et, parfois, imprimer à nouveau ces fichiers…
La dématérialisation des factures a déjà bouleversé la gestion chez Auxia, spécialiste de l’assurance obsèques. Grâce à un outil de gestion numérique, cette société partage le suivi de ses factures, maîtrise ses délais de paiement et simplifie la relation avec ses fournisseurs. Une dynamique impulsée par son directeur administratif et financier, Xavier Le Clech.
Numériser et archiver électroniquement les factures, une mesure prévue par la loi Macron, met fin à la contrainte de conserver des montagnes de papier, souligne Emmanuel Olivier, directeur général d’Esker. Ce changement, encore récent dans de nombreux services, simplifie la vie des entreprises tout en sécurisant leurs processus. La loi El Khomri a d’ailleurs actualisé l’article L3243-2 du Code du travail pour s’adapter à cette mutation.
Il y a dix ans, la numérisation pouvait sembler anecdotique. Aujourd’hui, elle s’est installée au cœur des usages. Archiver des courriers, des relevés bancaires, gérer commandes, bons de livraison, bulletins de paie : tout passe progressivement par l’électronique.
Vie de l’entreprise : La dématérialisation, une application vertueuse
La montée en puissance des services dans l’économie transforme le modèle industriel classique. On passe d’un schéma basé sur des produits et des services associés à un modèle où le service devient le cœur même de l’offre.
Lorsqu’un document existe uniquement sous forme papier, un bon de commande fournisseur, par exemple, il faut le numériser, puis l’indexer. Cela permet d’extraire de l’information exploitable par des logiciels, qu’il s’agisse de texte ou de chiffres.
La question de la destruction des originaux papier revient sans cesse. Le rapport accompagnant l’ordonnance du 11 février 2016 évoquait déjà cette perspective, même si aucune norme précise n’a encore été imposée. La dématérialisation ne concerne pas seulement les entreprises : elle touche aussi les administrations, les citoyens, la fiscalité, la douane, les assemblées générales… Autant de domaines où l’efficacité s’accroît, où le papier recule et la productivité s’envole.
Charles du Boullay résume l’impact sur les marchés publics : des kilos de papier économisés pour chaque entreprise candidate, alors qu’une seule sera choisie à l’arrivée. Penser numérique n’est plus une option, c’est la clé pour accompagner la transformation en profondeur des organisations. Les technologies numériques doivent être utilisées comme support, pas comme rustine pour prolonger la logique du papier.
Il suffit d’un regard sur le passé proche pour mesurer l’ampleur du changement : fax, lettres, cartes postales, déclarations fiscales, livres, journaux… Toutes ces tonnes de papier semblent déjà appartenir à une autre époque. Bientôt, elles ne seront plus que souvenirs et objets de collection.
Curieusement, le mot « dématérialisation » n’apparaît même pas dans la norme NF Z42-013, qui encadre pourtant la conservation et l’intégrité des documents électroniques. La nouvelle norme NF Z42-026 va encore plus loin : elle définit précisément la numérisation fidèle et le contrôle des prestations associées. D’ici 2020, chaque ministère devra fixer les modalités de mise en œuvre et la date d’arrêt définitif du bulletin de paie papier.
La dématérialisation, c’est donc transformer des documents et des flux de travail d’une version papier à une version numérique. Pour certains documents, comme les plans, la vectorisation permet d’aller plus loin : chaque trait du dessin est converti en coordonnées, garantissant une précision inaltérable même en cas d’agrandissement. Cette technique, plus rare, illustre la diversité des solutions disponibles.
Les salariés sont informés de leur droit d’opposition un mois avant la première émission d’un bulletin de paie électronique, ou dès leur embauche, comme le rappelle Garance Mathias, avocate. Ce qui compte, ce n’est pas la technologie, mais la capacité à prouver l’authenticité des documents, ce que garantit un système d’archivage électronique normé.
Pour accompagner ces transformations, la plateforme Chorus, lancée en 2012, est devenue Chorus Pro : elle structure la gestion comptable et financière de l’État. Les solutions de signature électronique, quant à elles, se perfectionnent pour offrir une expérience toujours plus intuitive, adaptée à la mobilité.
Plusieurs textes de référence jalonnent ce mouvement : la loi Macron pour la facturation électronique, la loi El Khomri pour le bulletin de paie dématérialisé, le règlement européen eIDAS pour la confiance numérique, ou encore la réforme du Code Civil qui consacre la copie numérique fidèle. Sur le terrain, les entreprises sont passées d’un rêve de bureau sans papier à une approche plus réaliste, où la dématérialisation structure le quotidien.
En attendant l’arrivée de la facture électronique standardisée, envoyer un PDF accompagné de données XML ou UBL sécurise la piste d’audit et réduit les erreurs de saisie. C’est déjà un pas décisif vers une gestion mieux maîtrisée.
Le règlement eIDAS introduit aussi la signature électronique pour les personnes morales, ouvrant la voie à une généralisation des usages : entreprises, associations et institutions peuvent désormais valider contrats et notifications en toute sécurité, y compris dans les relations administratives, comme l’explique l’avocat Eric A.
L’enjeu est de taille pour les professionnels de l’archivage : Marie-Anne Chabin, spécialiste du secteur, interviendra sur le rôle central de l’archiviste lors du congrès de l’Association des archivistes du Québec. Elle souligne que le terme « dématérialisation » recouvre des pratiques très différentes, entre simple numérisation et production native de documents numériques. Cette confusion nuit à la compréhension et ralentit la modernisation des organisations, en détournant des ressources vers des projets à court terme qui n’apportent pas de réelle valeur ajoutée à long terme.
La dématérialisation transforme l’information en données électroniques, prêtes à être diffusées, accessibles et partagées. Elle peut inclure la numérisation, mais aussi fonctionner indépendamment de tout support physique, en s’appuyant sur des données créées directement sous format numérique. Le terme reste large et parfois ambigu, mais il recouvre une réalité incontournable pour les entreprises.
Différence entre numérisation et dématérialisation
L’obligation de répondre sous forme dématérialisée à certains marchés publics agit comme un accélérateur : une entreprise qui ne s’adapte pas se ferme la porte à de nombreuses opportunités. Lorsque l’on fait appel à un prestataire, il faut s’assurer de la fiabilité de ses infrastructures, car la disponibilité des bulletins de paie doit être garantie sur plusieurs décennies (jusqu’aux 75 ans du salarié, selon le Code du travail).
L’EDI reste peu utilisé, et, faute de recul sur la fiabilité des audits électroniques, beaucoup d’entreprises optent pour le PDF signé, une solution abordable et facile à mettre en place.
La dématérialisation, c’est donc la transformation d’un document ou d’un flux de documents papiers, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en document, flux et traitements numériques. Cette transition à deux vitesses expose les entreprises à un risque de retard face à leurs concurrentes européennes, déjà passées au tout-numérique. Pour éviter de perdre en compétitivité, il vaut mieux anticiper dès maintenant une dématérialisation intégrale, aussi bien pour les clients publics que privés, comme le souligne Bernard Remacle, du centre d’excellence e-invoicing de Basware.
Quand réglementation et régulation boostent la dématérialisation
L’utilisation généralisée du terme « dématérialisation » crée parfois la confusion entre simple numérisation et transformation profonde des processus. Cette imprécision nuit à la pédagogie et détourne certains acteurs de la vraie modernisation, en favorisant des projets limités au scan de documents papier.
La réforme du droit des contrats et de la preuve renforce la nécessité pour les entreprises de garantir l’accès aux originaux, même après leur numérisation. Cette exigence s’inscrit dans une dynamique européenne où la dématérialisation promet, selon la Commission européenne, des perspectives d’emplois considérables.
La simplification des technologies, l’arrivée de solutions adaptées aux PME et la généralisation du SaaS rendent la dématérialisation accessible à toutes les structures, y compris les plus petites.
Alors que l’urgence technique bouscule le quotidien, mieux vaut prendre le temps de bien faire : une transition précipitée, sans concertation, expose à des risques juridiques inattendus. La dématérialisation, ce n’est pas seulement un projet IT, c’est un changement de culture, une façon nouvelle de penser et de travailler.
Ce mouvement ne s’arrête pas aux portes de l’entreprise. Les mentalités évoluent, les usages se transforment. Le papier recule, le numérique avance. Bientôt, le réflexe du document imprimé semblera aussi désuet que le fax ou la disquette. La dématérialisation, bien plus qu’une tendance, s’impose comme la nouvelle normalité.
